Septiembre 2001Secretaría de Gestión de Convenios
Una actividad relevante del Instituto de Ingeniería es el establecimiento de convenios de colaboración con entidades externas a la UNAM. En el presente año se espera concretar poco más de 100 convenios, los cuales generan un buen número de acciones de gestión y control administrativo. Además, la realización de los proyectos asociados a tales convenios demandan la contratación de terceros que realizan labores que complementan a las efectuadas por el Instituto. La contratación de terceros se situará también alrededor de 100 contratos este año.
Esta característica del Instituto, que lo diferencia de otras entidades académicas de la UNAM, motivó que a principios de 2000 se creara la Secretaría de Gestión de Convenios (SGC) con el objeto de concentrar y vincular las actividades relacionadas con el control y la gestión de convenios y contratos. Las principales funciones de la SGC son las siguientes:
- Gestionar y formalizar convenios
- Controlar la apertura de proyectos asociados a convenios
- Apoyar la cobranza asociada a convenios (elaboración de estimaciones y recibos oficiales)
- Revisar y actualizar los datos del Sistema de Información, así como mejorar y crear nuevas versiones del Sistema
- Actualizar los presupuestos de proyectos
- Elaborar y dar de alta en el Sistema a contratos con proveedores; revisar y registrar las facturas para pago
- Formalizar las actas de entrega-recepción para finiquito de convenios y contratos
Las funciones de la SGC se inician con la formalización de los convenios, apoyando a los investigadores en la redacción e integración de los mismos, en los casos en que el patrocinador no cuenta con un formato establecido. Algunos patrocinadores no requieren formalizar la relación con el Instituto a través de un convenio y únicamente generan una orden de trabajo, con la que se sustenta la apertura interna del proyecto.
La SGC también tramita la firma del convenio. A partir del mes de agosto pasado, los convenios requieren la firma del Coordinador de la Investigación Científica y el Director del Instituto de Ingeniería asiste en su rúbrica. El Coordinador tiene la potestad conferida por el Rector, Juan Ramón de la Fuente, de firmar estos instrumentos por parte de la UNAM. El convenio es revisado también por el departamento jurídico de la Coordinación de la Investigación Científica (CIC). Debido a la necesidad de hacer este trámite lo más ágil posible, la SGC con el apoyo del director ha acordado con la CIC algunos procedimientos para abatir considerablemente los tiempos de respuesta.
